Swyx für Handel und E-Commerce verbindet Kunden, Teams und Filialen
Ihre Kunden kaufen im Onlineshop oder in einer Filiale, benötigen eine Beratung, fragen nach einer Bestellung oder möchten eine Retoure klären. Gleichzeitig arbeiten Ihre Mitarbeitenden im Kundenservice, im Lager, in der Verwaltung, an verschiedenen Standorten oder mobil.
Mit Swyx nutzen Sie Unified Communications in einer gemeinsamen Umgebung. Sie verteilen Anrufe gezielt, verbinden Ihre Filialen und Arbeitsplätze miteinander und beziehen geeignete Geschäftsanwendungen in Ihre Kommunikation ein.
Für Ihr Handelsunternehmen entwickeln wir eine Swyx Lösung, die zu Ihren Standorten, Anwendungen und den Abläufen im Kundenservice passt.
Ihre Kommunikation muss mit Ihrem Geschäft mithalten
Ihre Kunden erwarten schnelle Antworten und möchten ihr Anliegen möglichst direkt mit dem richtigen Ansprechpartner klären. Gleichzeitig schwankt das Anrufaufkommen im Handel häufig stark. Aktionen, saisonale Spitzen oder das Weihnachtsgeschäft sorgen innerhalb kurzer Zeit für deutlich mehr Kundenkontakte. Auch Filialen, Verwaltung, Kundenservice und mobile Mitarbeitende müssen Informationen austauschen und gemeinsam erreichbar bleiben.
Ihre Situation
Bei Aktionen, saisonalen Spitzen oder besonders gefragten Zeiten gehen schnell mehrere Anrufe gleichzeitig ein. Sind die zuständigen Mitarbeitenden bereits beschäftigt, entstehen Wartezeiten oder Kunden müssen erneut anrufen.
Während eines Gesprächs benötigen Ihre Mitarbeitenden häufig Informationen zu einem Kunden, einer Bestellung oder einem offenen Vorgang. Müssen sie dafür erst mehrere Anwendungen durchsuchen, unterbricht das den Gesprächsfluss.
Ihre Kunden unterscheiden nicht zwischen einer Filiale, Ihrer Verwaltung und einem zentralen Kundenservice. Kann ein Team eine Anfrage nicht selbst bearbeiten, sollte ein anderer geeigneter Bereich übernehmen können.
Ohne einen Überblick über Anrufaufkommen, Wartezeiten oder verpasste Gespräche lässt sich nur schwer erkennen, wann Ihre Teams besonders stark ausgelastet sind und wo Handlungsbedarf entsteht.
Fragen zu Öffnungszeiten, Zuständigkeiten oder häufig wiederkehrenden Anliegen benötigen immer wieder Zeit, obwohl nicht für jede Anfrage eine persönliche Beratung erforderlich ist.
Mit Swyx: Ihr Vorteil im Arbeitsalltag
Sie verteilen Anfragen gezielt an die Mitarbeitenden oder Teams, die für das jeweilige Anliegen zuständig sind. So vermeiden Sie unnötige Weiterleitungen und erleichtern Ihren Kunden den Weg zur passenden Stelle.
Sie beziehen vorhandene Kunden-, Bestell- und Vorgangsdaten in Ihre Kommunikation ein. Dadurch muss Ihr Team weniger zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln und kann ein Anliegen schneller einordnen.
Sie verbinden Filialen, zentrale Teams und flexible Arbeitsplätze miteinander. So können geeignete Mitarbeitende auch standortübergreifend zusammenarbeiten und Anfragen gemeinsam bearbeiten.
Mit passenden Auswertungen erkennen Sie, wann besonders viele Anrufe eingehen, wo längere Wartezeiten entstehen und an welchen Stellen Gespräche unbeantwortet bleiben.
Sie strukturieren wiederkehrende Anfragen und automatisieren geeignete Abläufe. Dadurch können sich Ihre Mitarbeitenden stärker auf Kunden konzentrieren, bei denen eine persönliche Beratung oder individuelle Lösung gefragt ist.
Machen Sie sichtbar, wo Ihre Kommunikation Zeit und Kosten bindet
Eine moderne Telefonanlage ist für Sie nicht nur eine technische Investition. Entscheidend ist, wie sie Ihre täglichen Abläufe verbessert und an welchen Stellen Sie unnötigen Aufwand reduzieren können.
Wir betrachten deshalb gemeinsam mit Ihnen, wo heute Zeit verloren geht, wie Ihre Teams Anfragen bearbeiten und welche Prozesse sich mit Swyx vereinfachen oder automatisieren lassen. So können Sie die Investition und den möglichen wirtschaftlichen Nutzen auf Basis Ihrer tatsächlichen Abläufe bewerten.
Wo im Handelsalltag unnötiger Aufwand entsteht
Saisonale Lastspitzen:
Verteilen Sie ein höheres Anrufaufkommen gezielter auf verfügbare Teams und Standorte. So nutzen Sie Ihre vorhandenen Kapazitäten besser und vermeiden unnötige Engpässe im Kundenservice.
Manuelle Datensuche:
Verbinden Sie Ihre Telefonie mit geeigneten ERP- und CRM-Systemen. Ihre Mitarbeitenden finden Kunden-, Bestell- und Vorgangsdaten schneller und benötigen weniger manuelle Zwischenschritte.
Getrennte Filialen und Prozesse:
Führen Sie Ihre Standorte, zentrale Teams und flexible Arbeitsplätze in einer gemeinsamen Kommunikationsumgebung zusammen. So verteilen Sie Aufgaben dort, wo die passenden Kapazitäten verfügbar sind.
Auf dieser Grundlage können Sie auch den Break-even für Ihr konkretes Projekt bewerten. Dabei arbeiten wir nicht mit pauschalen Versprechen, sondern mit Ihren tatsächlichen Anforderungen, Ihren Prozessen und Ihren Kosten.
Steuern Sie eingehende Anrufe gezielt statt nach dem Zufallsprinzip
Wenn viele Kunden gleichzeitig anrufen, benötigen Sie klare Wege für unterschiedliche Anliegen. Mit Swyx verteilen Sie Gespräche passend, fangen Spitzen ab und geben Ihrem Team die Informationen, die es im jeweiligen Kundenkontakt benötigt.
Fangen Sie Spitzen mit Warteschlangen ab
Wenn Ihr Team nicht jeden Anruf sofort annehmen kann, nehmen Sie weitere Gespräche mit einer Warteschlange auf. Sobald wieder ein Mitarbeitender verfügbar ist, kann der nächste Kunde verbunden werden.
Gleichzeitig sehen Sie, wann besonders viele Gespräche eingehen und wie sich Ihre Wartezeiten entwickeln. Auf dieser Grundlage können Sie Ihre Rufverteilung und Ihre verfügbaren Kapazitäten gezielter mit dem Warteschlangenmanagement anpassen.
Entlasten Sie Ihr Team bei wiederkehrenden Anfragen
Nicht jede Kundenanfrage muss vollständig von einem Mitarbeitenden bearbeitet werden. Einen KI-Voicebot können Sie für geeignete und klar strukturierte Abläufe einsetzen.
Im Handel kommen dafür beispielsweise wiederkehrende Fragen zu Bestellungen oder Retouren infrage. Wenn die benötigten Informationen über eine geeignete Schnittstelle verfügbar sind, kann der Voicebot bestimmte Daten abfragen, ein Anliegen aufnehmen oder den nächsten Schritt vorbereiten.
Lässt sich eine Anfrage nicht automatisiert abschließen, kann der Kunde anschließend gezielt an einen Mitarbeitenden oder an das zuständige Team weitergeführt werden. Wenn sich Ihr Sortiment, Ihre Abläufe oder typische Kundenanfragen verändern, können die vorgesehenen automatisierten Abläufe entsprechend weiterentwickelt werden.
Typische Situation im Kundenservice | So lösen Sie es mit Swyx |
|---|---|
| Mehrere Kunden rufen gleichzeitig an. | Mit ACD (automatische Anrufverteilung) verteilen Sie Gespräche nach dem Anliegen, der Zuständigkeit oder, wenn die passenden Daten vorliegen, nach dem Kundenstatus. |
| Alle Mitarbeitenden sind gerade im Gespräch. | Mit Swyx VisualGroups und Warteschlangen nehmen Sie weitere Anrufe auf und stellen sie zu, sobald wieder ein Mitarbeiter verfügbar ist. |
| Ein Kunde möchte direkt zum Verkauf, zum Service oder zu einer anderen zuständigen Stelle. | Mit Smart IVR (Sprachmenü zur Vorauswahl eines Anliegens) führen Sie den Kunden direkt in den passenden Bereich. |
| Ein Kunde ruft an und Ihr Mitarbeiter muss erst nach den Kontaktdaten suchen. | Mit Swyx VisualContacts (Kontaktansicht aus verbundenen Datenquellen) stellen Sie vorhandene Kundeninformationen direkt zum Anruf bereit. |
| Sie möchten wissen, wann Kunden lange warten oder Anrufe verloren gehen. | Mit Echtzeit-Dashboards und Auswertungen erkennen Sie die Wartezeiten, das Anrufaufkommen und mögliche Engpässe auf einen Blick. |
Verbinden Sie Swyx mit ERP, CRM und Ihren Kundendaten
Ihre Mitarbeitenden benötigen im Kundengespräch häufig mehr als eine Telefonnummer und einen Namen. Informationen zu einer Bestellung, einem Angebot oder einem offenen Vorgang helfen ihnen dabei, das Anliegen schneller einzuordnen.
Binden Sie deshalb geeignete ERP- und CRM-Systeme in Ihre Kommunikation ein. Dadurch bringen Sie Ihre Telefonie, Ihre Kundendaten und betriebliche Informationen näher zusammen.
Erkennen Sie bekannte Kontakte schneller
Mit Swyx VisualContacts führen Sie Informationen aus geeigneten Datenquellen für Ihre Kommunikation zusammen. Ruft ein bekannter Kontakt an, können Ihre Mitarbeitenden vorhandene Kundendaten schneller zuordnen und direkt im Gespräch nutzen. So müssen sie relevante Informationen nicht erst in verschiedenen Anwendungen zusammensuchen.
Beziehen Sie Bestellungen und Vorgänge ein
Benötigen Ihre Mitarbeitenden während eines Gesprächs Informationen zu einer Bestellung, einem Angebot oder einem offenen Vorgang, können Sie geeignete Daten aus Ihrem ERP- oder CRM-System einbinden. So stehen wichtige Informationen näher am Gespräch zur Verfügung und Ihr Team kann das Anliegen schneller einordnen.
Binden Sie Ihren Onlineshop passend mit ein
Bestellt ein Kunde online und meldet sich später telefonisch mit einer Frage, sollten Ihre Mitarbeitenden den zugehörigen Vorgang schnell finden können. Durch die passende Anbindung Ihres Onlineshops und Ihrer Kundendaten lassen sich Bestellung und Kontakt leichter zusammenführen und im Gespräch gezielter bearbeiten.
Verbinden Sie Ihren Kundenservice mit Omnichannel
Ihre Kunden wechseln zwischen Ihrem Onlineshop, einer Filiale und verschiedenen Kontaktwegen. Sie rufen an, schreiben eine E-Mail oder nutzen einen digitalen Kanal. Für Ihren Kunden bleibt es trotzdem ein gemeinsames Anliegen.
Mit Omnichannel führen Sie die vorgesehenen Kommunikationswege innerhalb Ihrer Serviceorganisation zusammen. So kann Ihr Team beispielsweise Telefon, E-Mail, Webchat und WhatsApp koordinierter bearbeiten.
Dadurch schaffen Sie klarere Zuständigkeiten und erleichtern Ihren Mitarbeitenden die Zusammenarbeit. Auch wenn ein Kunde seinen Kontaktweg wechselt, lässt sich sein Anliegen innerhalb Ihrer Serviceorganisation gezielter weiterführen.
Bündeln Sie Ihre Kanäle im Contact Center
Wenn Sie mehrere Kontaktwege, Teams, Warteschlangen und Serviceabläufe gemeinsam organisieren möchten, können Sie Ihre Swyx Kommunikation um das Team-IT Contact Center ergänzen.
So geben Sie Ihren Mitarbeitenden eine gemeinsame Grundlage, auf der sie unterschiedliche Kundenkontakte bearbeiten und die jeweiligen Zuständigkeiten steuern können.
Begegnen Sie dem Fachkräftemangel mit flexibleren Arbeitsmöglichkeiten
Nicht jede Aufgabe in Ihrem Handelsunternehmen muss dauerhaft an eine bestimmte Filiale oder an einen festen Arbeitsplatz gebunden sein. Wenn Sie Ihre Standorte und Arbeitsplätze miteinander verbinden, können geeignete Mitarbeitende auch im Homeoffice oder mobil arbeiten.
Mit Swyx nutzen Ihre Mitarbeitenden ihre Kommunikation beispielsweise am PC im Büro, am Laptop im Homeoffice oder mobil über das Smartphone. Präsenzinformationen (Anzeige der Verfügbarkeit) helfen Ihrem Team dabei, auch über verschiedene Arbeitsorte hinweg einen verfügbaren Ansprechpartner zu finden.
Dadurch können Sie vorhandenes Fachwissen flexibler einsetzen und Aufgaben auch standortübergreifend verteilen. Wenn eine Tätigkeit nicht dauerhaft an einen bestimmten Standort gebunden ist, können Sie zugleich Ihren möglichen Suchradius für neue Mitarbeitende erweitern.
So setzen Unternehmen Swyx im Arbeitsalltag ein
Wie Sie Swyx in Ihrem Unternehmen einsetzen, hängt von Ihren Abläufen, Ihren Standorten und Ihrem Geschäftsmodell ab. Die folgenden Anwenderberichte zeigen Ihnen, wie Unternehmen ihre Kommunikation mit Swyx in ihren Arbeitsalltag einbinden.
dibea GmbH & Co. KG
E-Commerce | Kundenkommunikation
Mit dem Wachstum des Onlinehandels steigen auch die Anforderungen an die Erreichbarkeit. Erfahren Sie, wie dibea Swyx für den Kundenkontakt und für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens einsetzt.
BAAK GmbH & Co. KG
Sicherheitsschuhe | Kunden und Geschäftspartner
BAAK nutzt Swyx für die Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden. Der Anwenderbericht zeigt Ihnen, wie das Unternehmen seine Kommunikation in die täglichen Abläufe einbindet.
WALTHER Faltsysteme
Transportlösungen | Standorte und Anwendungen
WALTHER Faltsysteme verbindet mit Swyx verschiedene Arbeitsplätze und Standorte und bezieht vorhandene Anwendungen in die Kommunikation ein.
Planen Sie Ihre Kommunikation passend zu Ihrem Handelsalltag
Sie möchten Ihre Filialen besser miteinander verbinden, auch bei einem hohen Anrufaufkommen erreichbar bleiben oder Ihrem Team Kunden- und Bestelldaten schneller zur Verfügung stellen?
Wir schauen uns gemeinsam mit Ihnen an, wie Ihre Kommunikation heute funktioniert, welche Systeme Sie bereits einsetzen und was Sie verändern möchten. Daraus entwickeln wir eine Swyx Umgebung, die zu Ihren Teams, Ihrer IT und Ihren nächsten Schritten passt.
Fragen zu Swyx für Handel und E-Commerce
Hier finden Sie kompakte Antworten auf häufige Fragen zu Kundenservice, Integrationen, Filialen und Automatisierung mit Swyx.
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