Mit Swyx bleiben Büro, Baustelle und mobile Teams verbunden
Ihre Mitarbeitenden sind im Büro, auf der Baustelle, beim Kunden oder mit dem Fahrzeug unterwegs. Trotzdem sollen Ihre Kunden die richtige Person erreichen, Ihre Teams sich unkompliziert abstimmen und geschäftliche Anrufe nicht von einem festen Arbeitsplatz abhängen.
Mit Swyx verbinden Sie Ihre Kommunikation über diese Arbeitsorte hinweg. Ihre Mitarbeitenden nutzen ihre geschäftliche Rufnummer auch unterwegs, geben Anrufe bei Bedarf weiter und bleiben mit dem Büro verbunden. Über die Swyx App für iOS und Android wird das Smartphone zur mobilen Nebenstelle Ihrer Telefonanlage.
Bei der Planung Ihrer Swyx Umgebung orientieren wir uns an den tatsächlichen Arbeitswegen in Ihrem Betrieb. Wir berücksichtigen, wie Ihre Mitarbeitenden im Büro, auf der Baustelle und unterwegs arbeiten und welche Anforderungen sich daraus für Ihre Kommunikation ergeben. Dabei beziehen wir auch Ihre vorhandene IT ein und bringen unsere Erfahrung als IT-Systemhaus und zertifizierter Swyx Gold Partner gezielt in die Umsetzung ein.
So lösen Sie typische Erreichbarkeitsprobleme im Handwerksalltag
Ihre Mitarbeitenden wechseln zwischen Büro, Baustelle, Kundenterminen und mobilen Einsätzen. Dadurch entstehen andere Anforderungen an Ihre Erreichbarkeit als in einem Betrieb mit festen Arbeitsplätzen. Mit Swyx organisieren Sie Ihre Rufwege so, dass Kunden die passende Stelle erreichen und Ihre Teams auch unterwegs mit dem Büro verbunden bleiben.
Ihre Situation
Ein Mitarbeitender arbeitet auf der Baustelle, der nächste ist beim Kunden und ein anderer übernimmt Aufgaben im Büro. Ohne klare Rufwege landen Anfragen schnell bei einer Person, die sie gerade nicht bearbeiten kann.
Nutzen Monteure oder andere mobile Mitarbeitende ihre private Mobilnummer für Kundenkontakte, kommen geschäftliche Rückrufe direkt auf dem privaten Smartphone an und lassen sich schlechter vom persönlichen Bereich trennen.
Ihre Verwaltung oder Disposition muss häufig entscheiden, welcher Monteur oder welche andere verfügbare Person eine Anfrage übernehmen kann. Ist die aktuelle Verfügbarkeit nicht sichtbar, entstehen zusätzliche Rückfragen und Abstimmungen.
Nach Feierabend oder am Wochenende gelten andere Zuständigkeiten als während Ihrer regulären Bürozeiten. Ohne festgelegte Rufwege muss erst geklärt werden, wer einen Anruf übernehmen soll.
Mit Swyx im Arbeitsalltag
Mit Weiterleitungen und Rufregeln legen Sie fest, ob ein Gespräch einen mobilen Mitarbeiter, das Büro, eine Gruppe oder eine andere vorgesehene Stelle erreichen soll. So bleibt eine Anfrage nicht an einer einzelnen Person hängen.
Über Swyx nutzen Ihre Mitarbeitenden ihre geschäftliche Rufnummer auch auf dem Smartphone. Kunden müssen keine private Mobilnummer erhalten und Ihre Teams bleiben trotzdem unterwegs erreichbar.
Präsenzinformationen zeigen, ob ein Kollege verfügbar oder bereits beschäftigt ist. Dadurch kann Ihr Büro Kundenanfragen gezielter an einen Mitarbeiter weitergeben, der sie tatsächlich übernehmen kann.
Mit zeitabhängigen Regeln legen Sie fest, welcher Rufweg während der Geschäftszeit, am Abend oder am Wochenende gilt. So erreichen Anrufe im Notdienst den dafür vorgesehenen Ansprechpartner.
Ihre Kommunikation begleitet Sie durch den Arbeitstag
Ihre Mitarbeitenden arbeiten nicht alle am gleichen Ort. Während Ihr Büro Kundenanfragen entgegennimmt, Termine koordiniert und interne Aufgaben bearbeitet, sind andere Kollegen auf der Baustelle oder unterwegs.
Mit Swyx bleiben beide Seiten über eine gemeinsame Kommunikationsumgebung verbunden. So benötigen Sie keine getrennte Telefonie für Ihr Büro und Ihre Baustellen. Ihre Mitarbeitenden nutzen ihre geschäftliche Kommunikation dort, wo sie gerade arbeiten.
Im Büro | Auf der Baustelle und unterwegs |
|---|---|
| Ihre Mitarbeitenden nehmen Kundenanfragen über die geschäftlichen Rufnummern entgegen. | Ihre Monteure nutzen ihre geschäftliche Rufnummer auch über das Smartphone. |
| Das Büro sieht, welche Kollegen verfügbar sind, und kann Anfragen passend weitergeben. | Ihre Mitarbeitenden bleiben geschäftlich erreichbar, ohne ihre private Mobilnummer an Kunden weiterzugeben. |
| Gespräche können an den zuständigen Kollegen oder einen anderen Bereich weitergegeben werden. | Ein Mitarbeiter kann ein Gespräch bei Bedarf an das Büro oder an einen Kollegen übergeben. |
| Ihre Mitarbeitenden behalten ihre Kommunikation über den Swyx Client am PC im Blick. | Über die Swyx App greifen Ihre Mitarbeitenden auch unterwegs auf ihre geschäftliche Kommunikation zu. |
| Die Verwaltung koordiniert Kundenanfragen und interne Rückfragen. | Ihre mobilen Teams stimmen sich mit dem Büro ab, ohne dafür an einem festen Arbeitsplatz sitzen zu müssen. |
Steuern Sie Ihre Anrufe nach Ihrem tatsächlichen Arbeitsalltag
Nicht jeder Anruf muss immer bei derselben Person ankommen. Je nach Uhrzeit, Zuständigkeit und Verfügbarkeit können Sie mit Swyx festlegen, wie ein Gespräch durch Ihren Betrieb geführt wird.
So passen Sie Ihre Erreichbarkeit an Ihre tatsächlichen Abläufe an und sind weniger davon abhängig, dass eine bestimmte Person gerade ihr Telefon bedienen kann.
Nutzen Sie eine geschäftliche Nummer auf mehreren Geräten
Mit dem One-Number-Konzept (eine geschäftliche Rufnummer über mehrere Geräte) nutzen Ihre Mitarbeitenden dieselbe geschäftliche Identität am festen Arbeitsplatz und mobil.
Ein Monteur kann dadurch beispielsweise über sein Smartphone telefonieren, während für den Kunden weiterhin die geschäftliche Rufnummer verwendet wird.
Leiten Sie Anrufe passend weiter
Mit Rufregeln und Weiterleitungen entscheiden Sie, was passiert, wenn ein Mitarbeitender einen Anruf nicht annehmen kann. Das Gespräch kann beispielsweise an einen Kollegen, an eine Gruppe oder zurück in Ihr Büro weitergeleitet werden.
So bleibt eine Kundenanfrage nicht von einer einzelnen Person oder einem einzigen Arbeitsplatz abhängig.
Organisieren Sie Ihren Notdienst nach Zeit und Zuständigkeit
Außerhalb Ihrer regulären Geschäftszeiten können andere Regeln gelten als tagsüber. Sie können beispielsweise hinterlegen, welche Person zu einer bestimmten Zeit für die Rufbereitschaft zuständig ist.
So führen Sie einen Anruf nach Feierabend gezielt an den vorgesehenen Ansprechpartner weiter und organisieren Ihren Notdienst nach Ihren tatsächlichen Zuständigkeiten.
Sehen Sie, wer gerade erreichbar ist
Mit Präsenzinformationen erkennen Ihre Mitarbeitenden, ob ein Kollege verfügbar oder bereits beschäftigt ist.
Gerade für Ihre Disposition und Verwaltung erleichtert dieser Überblick die Entscheidung, an wen eine Kundenanfrage sinnvoll weitergegeben werden kann.
Binden Sie mobile Teams und flexible Arbeitsplätze in Ihre digitalen Abläufe ein
Digitale Aufmaße, Projektakten und Fachanwendungen verändern bereits viele Abläufe im Handwerk. Gleichzeitig arbeiten Ihre Mitarbeitenden nicht immer am selben Ort. Während Monteure auf der Baustelle oder beim Kunden sind, koordinieren Verwaltung, Disposition und Projektleitung viele Aufgaben aus dem Büro oder von einem anderen geeigneten Arbeitsplatz.
Mit Swyx ergänzen Sie diese Arbeitsweise um eine Telefonie und Zusammenarbeit, die Sie über unterschiedliche Arbeitsorte hinweg nutzen können.
Tauschen Sie Informationen direkt mit dem Büro aus
Über Swyx können Ihre Mitarbeitenden nicht nur telefonieren, sondern auch Nachrichten und geeignete Informationen mit Kollegen austauschen.
So lassen sich beispielsweise Rückfragen von der Baustelle direkt mit dem Büro klären, ohne dafür mehrere getrennte Kommunikationswege zu benötigen.
Binden Sie Büro, Homeoffice und mobile Arbeit ein
Nicht jede Aufgabe in einem Handwerksbetrieb muss auf der Baustelle oder an einem festen Büroarbeitsplatz erledigt werden.
Geeignete Mitarbeitende aus Verwaltung, Disposition oder Projektleitung können ihre geschäftliche Telefonie beispielsweise am PC im Büro, am Laptop im Homeoffice oder mobil über das Smartphone nutzen.
Beziehen Sie Microsoft Teams und Outlook ein
Wenn Sie Microsoft Teams oder Outlook bereits einsetzen, können Sie diese Anwendungen in Ihre Swyx Umgebung einbinden.
So lassen sich vorhandene digitale Arbeitsweisen weiterführen, ohne für Ihre Telefonie eine davon getrennte Arbeitswelt aufzubauen.
Zeit und Aufwand im Handwerksbetrieb
Prüfen Sie, wo Swyx Ihre täglichen Abläufe entlasten kann
Eine neue Telefonanlage ist nicht nur eine technische Investition. Entscheidend ist, ob sie dort unterstützt, wo heute im Arbeitsalltag zusätzlicher Aufwand entsteht.
Ein Kunde muss mehrfach anrufen, weil der zuständige Monteur nicht erreichbar ist. Gleichzeitig sucht die Disposition nach einem verfügbaren Kollegen oder ein Mitarbeitender stimmt einen Vorgang erneut mit dem Büro ab. Solche kleinen Unterbrechungen können sich über den Arbeitstag hinweg summieren.
Verkürzen Sie die Suche nach dem richtigen Ansprechpartner
Klare Rufwege und Präsenzinformationen helfen Ihrer Verwaltung und Disposition dabei, schneller zu erkennen, wer eine Anfrage übernehmen kann.
Reduzieren Sie zusätzliche Abstimmungen
Wenn Büro und mobile Mitarbeitende in derselben Swyx Umgebung arbeiten, lassen sich Anrufe und Rückfragen direkter an die zuständige Stelle weitergeben.
Nutzen Sie vorhandene Mitarbeiter flexibler
Kann ein Ansprechpartner einen Anruf gerade nicht übernehmen, können Ihre festgelegten Rufregeln andere geeignete Mitarbeitende oder das Büro berücksichtigen.
So bewerten Sie Swyx nicht anhand pauschaler Einsparungsversprechen, sondern danach, welche konkreten Wege, Rückfragen und Unterbrechungen sich in Ihrem eigenen Betrieb vereinfachen lassen.
So nutzen Unternehmen Swyx in mobilen Arbeitswelten
Wie Sie Swyx in Ihrem Betrieb einsetzen, hängt von Ihren Aufgaben, Ihren Arbeitsorten und Ihren bestehenden Abläufen ab. Die Anwenderberichte zeigen Ihnen, wie Unternehmen ihre Kommunikation zwischen dem Büro, mobilen Teams und unterschiedlichen Einsatzorten organisieren.
Tönisen Bedachungs GmbH
Dach-, Wand- und Abdichtungstechnik | Büro und Baustelle
Tönisen Bedachungs verbindet mit Swyx die Kommunikation zwischen dem Büro und den Mitarbeitenden auf der Baustelle. Der Anwenderbericht zeigt Ihnen, wie ein Handwerksunternehmen seine Telefonie an einen mobilen Arbeitsalltag anpasst.
IGETEC Gruppe
Gebäudetechnik | Teams und Kundenstandorte
Die IGETEC Gruppe betreut zahlreiche Kundenstandorte und arbeitet mit einem eigenen Team sowie einem deutschlandweiten Partnernetzwerk. Erfahren Sie, wie Swyx die Kommunikation in diesem Arbeitsumfeld unterstützt.
Kranvermietung Bönemann
Schwerlastlogistik | Disposition und mobile Mitarbeitende
Bei Bönemann müssen die Mitarbeitenden in der Disposition und im mobilen Einsatz miteinander verbunden bleiben. Der Anwenderbericht zeigt Ihnen, wie sich geschäftliche Kommunikation auch außerhalb eines festen Büroarbeitsplatzes organisieren lässt.
Von der Planung bis zum Betrieb
Swyx passend zu Ihrem Handwerksbetrieb einrichten
Im Handwerk entscheidet der tatsächliche Arbeitsalltag darüber, wie Ihre Kommunikation funktionieren muss. Büro, Baustelle, mobile Mitarbeitende und Rufbereitschaft stellen jeweils andere Anforderungen. Genau daran richten wir Ihre Swyx Umgebung aus.
- 01
Ihr Arbeitsalltag gibt den Rahmen vor
Wir schauen uns an, wie Kunden Sie erreichen, wer im Büro arbeitet und welche Mitarbeitenden regelmäßig unterwegs sind. Auch Notdienst, Rufbereitschaft und bestehende Rufnummern beziehen wir ein.
- 02
Arbeitsplätze und Rufwege werden passend geplant
Gemeinsam legen wir fest, wo Tischtelefon, PC, Headset oder Smartphone sinnvoll sind und wie Anrufe durch Ihren Betrieb geführt werden sollen. Ihre vorhandene Anschlusstechnik und besondere Anbindungen berücksichtigen wir ebenfalls.
- 03
Wir setzen Ihre Swyx Umgebung um
Wir richten Arbeitsplätze, Rufnummern und Weiterleitungen ein und verbinden geeignete Anwendungen. Dabei fügen wir Swyx in Ihre vorhandene IT und Telefonie ein, statt eine getrennte Umgebung daneben aufzubauen.
- 04
Technik und Betreuung bleiben planbar
Wir begleiten die Umstellung und übernehmen anschließend die vereinbarten Aufgaben rund um Betrieb, Wartung, Updates und Support. Auch neue Mitarbeitende, Arbeitsplätze oder veränderte Rufbereitschaften lassen sich später berücksichtigen.
Verbinden Sie Ihr Büro und Ihre Baustellen mit Swyx
Sie möchten Ihre geschäftliche Rufnummer auch unterwegs nutzen, Ihre Kundenanfragen besser verteilen oder Ihren Notdienst klarer organisieren?
Wir schauen uns gemeinsam mit Ihnen an, wie Ihr Betrieb heute kommuniziert, wo Ihre Mitarbeitenden arbeiten und welche Aufgaben Ihre Telefonanlage übernehmen soll. Daraus entwickeln wir eine Swyx Umgebung, die zu Ihrem Handwerksbetrieb, Ihrer IT und Ihrem täglichen Arbeitsablauf passt.
Fragen zu Swyx für Handwerksbetriebe
Hier finden Sie kompakte Antworten auf häufige Fragen zur mobilen Erreichbarkeit, zur Verbindung von Büro und Baustelle und zur Umstellung Ihrer Telefonanlage.
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