Digitale Assistenten für Ihr Unternehmen
Viele Anfragen folgen einem ähnlichen Ablauf. Ihr Kunde möchte einen Termin vereinbaren, eine Information abrufen, einen Rückruf anfordern oder mit der richtigen Person sprechen. Digitale Assistenten können solche Aufgaben automatisch übernehmen und Ihr Team damit gezielt entlasten.
Mit Swyx integrieren wir KI in Ihre Kommunikation. Ein digitaler Assistent kann Anrufe annehmen, gesprochene Anliegen verstehen, Informationen erfassen und den passenden nächsten Schritt auslösen. Bei Bedarf verbinden wir ihn mit den Anwendungen und Daten, die Sie bereits nutzen.
So bleiben Sie auch bei einem hohen Anrufaufkommen erreichbar und geben Ihrem Team mehr Zeit für Aufgaben, bei denen persönliche Beratung und Fachwissen gefragt sind.
Was sind digitale Assistenten für Unternehmen?
Zu den digitalen Assistenten gehören Voicebots (digitale Sprachassistenten), die eigenständig Gespräche mit Ihren Kunden führen können. Sie erfassen gesprochene Angaben, erkennen das Anliegen und reagieren anhand eines festgelegten Ablaufs.
Dabei geht es um mehr als eine automatische Ansage. Ein Voicebot kann Fragen beantworten, einen Termin aufnehmen, Daten abfragen oder einen Anrufer zur passenden Abteilung führen.
Sie können vorkonfigurierte Anwendungen für typische Aufgaben einsetzen oder einen Assistenten an Ihre eigenen Abläufe anpassen. Auch die Verbindung mit anderen Anwendungen ist möglich. So kann aus einem Telefongespräch direkt ein digitaler Vorgang entstehen.
Welche Vorteile bieten Ihnen digitale Assistenten?
Wiederkehrende Anfragen binden jeden Tag Zeit in Ihrem Team. Digitale Assistenten übernehmen klar definierte Aufgaben, reagieren auf häufige Anliegen und unterstützen Sie dabei, auch bei einem hohen Anfragevolumen gut erreichbar zu bleiben.
Rund um die Uhr erreichbar bleiben
Ein digitaler Assistent kann Anfragen auch dann entgegennehmen, wenn Ihr Team gerade nicht persönlich erreichbar ist oder außerhalb Ihrer üblichen Geschäftszeiten angerufen wird.
- Damit erhalten Ihre Kunden eine direkte Reaktion und wichtige Anliegen gehen nicht verloren.
Ihr Team bei Routine entlasten
Viele Anfragen drehen sich immer wieder um dieselben Themen, etwa Öffnungszeiten, Termine, Rückrufe oder die richtige Ansprechperson.
- Solche wiederkehrenden Aufgaben kann ein digitaler Assistent übernehmen. Ihr Team gewinnt dadurch mehr Zeit für komplexere Fragen und persönliche Gespräche.
Kunden schneller weiterhelfen
Ein digitaler Assistent nimmt das Anliegen direkt auf und kann den passenden nächsten Schritt einleiten.
- Ihre Kunden gelangen dadurch schneller zur benötigten Information, zur zuständigen Abteilung oder zu einem geeigneten Kontaktweg.
Mit Ihren Anforderungen wachsen
Wenn die Zahl Ihrer Anfragen steigt, muss damit nicht automatisch auch der manuelle Aufwand in Ihrem Team wachsen.
- Sie können weitere Abläufe schrittweise ergänzen und die digitale Assistenz an neue Anforderungen oder ein höheres Anfragevolumen anpassen.
Verschiedene Kontaktwege verbinden
Nicht jedes Anliegen muss über denselben Kanal bearbeitet werden. Je nach eingerichtetem Ablauf können Ihre Kunden per Anruf, Chat, E-Mail oder WhatsApp mit Ihnen kommunizieren.
- So führen Sie einfache Anfragen gezielt auf den passenden Kontaktweg und halten persönliche Gespräche für die Anliegen frei, bei denen Ihre Mitarbeiter tatsächlich gebraucht werden.
Welche digitalen Assistenten können Sie mit Swyx einsetzen?
Nicht jeder Anruf benötigt denselben Ablauf. Deshalb können Sie unterschiedliche Anwendungen gezielt dort einsetzen, wo sie Ihre Kommunikation vereinfachen.
Smart Group Voicemail nimmt Nachrichten strukturiert auf
Ist eine Person oder eine Abteilung gerade nicht erreichbar, können Anrufer eine gezielte Nachricht hinterlassen.
Sie bestimmen, welche Angaben benötigt werden. Dazu können beispielsweise der Name, die Rufnummer und das konkrete Anliegen gehören. Auch die Begrüßung und der Abschluss lassen sich individuell gestalten.
Die Nachricht wird dem zuständigen Team zugeordnet. Zusätzlich kann eine Transkription (Umwandlung gesprochener Sprache in Text) erstellt und zusammen mit der Nachricht per E-Mail bereitgestellt werden.
Ihre Mitarbeiter erkennen dadurch schneller, worum es geht, ohne jede Sprachnachricht zunächst vollständig abhören zu müssen.
Anwendungsfall Autohaus
Auch ohne eine ständig besetzte Zentrale können Sie Anfragen passend verteilen. Die Werkstatt erhält beispielsweise Terminwünsche, während eine Rückrufbitte zu einem Neuwagen beim Verkauf ankommt. So bleibt Ihre Kommunikation strukturiert und Ihr Team kann die eingehenden Anliegen gezielt bearbeiten.
On-Call Router Basic verteilt Anrufe nach dem Dienstplan
Bei einem Bereitschaftsdienst soll ein Anruf genau die Person erreichen, die aktuell zuständig ist. Dafür hinterlegen Sie die Mitarbeiter mit ihren Rufnummern und verbinden sie mit dem jeweiligen Dienstplan. Der Anruf wird anschließend automatisch an die Person geleitet, die zu diesem Zeitpunkt im Einsatz ist.
Manuelle Umleitungen bei jedem Wechsel entfallen. Mitarbeiter, die gerade keinen Dienst haben, bleiben ungestört.
Anwendungsfall Bereitschaftsdienst
Ärzte und Pflegekräfte können mit ihrem Namen und ihrer Rufnummer im System hinterlegt werden. Nur die Personen, die laut Dienstplan im Einsatz sind, werden kontaktiert. So erreichen Patienten und Kunden die richtige Ansprechperson, während Mitarbeitende, die gerade keinen Dienst haben, ungestört bleiben.
Smart IVR erkennt das Anliegen über die Sprache
Eine klassische IVR (automatisches Sprachmenü zur Steuerung eines Anrufs) arbeitet häufig mit festen Auswahlmöglichkeiten wie „Drücken Sie die 1“.
Mit Smart IVR schildert Ihr Anrufer sein Anliegen mit eigenen Worten. Die Anwendung erkennt den Zusammenhang, ordnet die Anfrage ein und führt den Kontakt zur passenden Abteilung oder zu einem geeigneten Kanal. Auch eine Weiterführung über Chat oder E-Mail ist möglich.
Anwendungsfall Versicherung
Ein Kunde sagt beispielsweise: „Ich möchte einen Glasschaden an meinem Auto melden.“
Das Anliegen wird als Schadenmeldung aus dem Bereich KFZ erkannt. Der Anruf kann anschließend direkt an die zuständige Abteilung gehen. Alternativ erhält der Kunde beispielsweise per SMS einen Link zu einer passenden Self-Service-Seite. So vermeiden Sie lange Auswahlmenüs und unnötige Fehlleitungen.
Call Deflector führt einfache Anliegen auf einen digitalen Weg
Nicht jede Frage benötigt ein Telefongespräch.
Der Call Deflector (Weiterleitung eines Anliegens auf einen passenden digitalen Kontaktweg) erkennt definierte Standardanfragen und kann dem Anrufer eine geeignete Alternative anbieten.
- ein Webchat
- eine PWA (Webanwendung, die sich ähnlich wie eine App nutzen lässt)
- ein digitales Formular
Fragen zu Öffnungszeiten, Rechnungen oder Terminen können dadurch auf einen passenden digitalen Weg wechseln. Ihre Telefonleitungen bleiben stärker für Gespräche verfügbar, die tatsächlich persönlich geführt werden müssen.
Website Chat erweitert Ihre Kommunikation
Ihre Kunden müssen nicht immer zum Telefon greifen.
Mit einem Website Chat bieten Sie verschiedene Kontaktmöglichkeiten direkt auf Ihrer Website. Dazu können ein klassischer Live-Chat, WhatsApp oder ein Kontaktformular gehören.
Ein Chatbot beantwortet einfache Fragen automatisch. Wird das Anliegen komplexer, übernimmt ein Mitarbeiter und kann den bisherigen Gesprächsverlauf berücksichtigen.
Anwendungsfall Immobilien
Ein Interessent fragt beispielsweise, ob eine Wohnung noch verfügbar ist oder wie hoch die Kaution ausfällt. Wiederkehrende Fragen kann der Chatbot direkt beantworten. Bei einem individuellen Anliegen geht die Unterhaltung zusammen mit dem bisherigen Verlauf an den zuständigen Makler.
Unterstützen Sie Ihr Team mit Shomi am digitalen Arbeitsplatz
KI kann nicht nur Aufgaben im direkten Kundenkontakt übernehmen. Mit Shomi von Enreach erhält Ihr Team einen persönlichen KI-Assistenten für den digitalen Arbeitsplatz.
Shomi unterstützt beispielsweise mit:
- automatisierten Transkriptionen
- strukturierten Gesprächszusammenfassungen
- einer intelligenten Aufbereitung von Informationen
So stehen wichtige Gesprächsinhalte strukturiert für die weitere Arbeit zur Verfügung.
Damit ergänzen sich zwei Einsatzbereiche:
Voicebots unterstützen die Kommunikation mit Ihren Kunden.
Shomi unterstützt Ihr Team dabei, Gesprächsinhalte und Informationen für die weitere Arbeit aufzubereiten.
Machen Sie aus einem Gespräch einen digitalen Prozess
Ein digitaler Assistent kann mehr als Fragen beantworten. Besonders interessant wird er, wenn Sie ihn mit den Anwendungen und Daten verbinden, die Ihr Unternehmen bereits nutzt. Damit kann ein Gespräch direkt den nächsten Arbeitsschritt auslösen.
Informationen aus CRM, ERP und DMS nutzen
Viele Informationen, die Ihr Team im Gespräch braucht, sind bereits in den Programmen hinterlegt, mit denen Sie täglich arbeiten. Dazu können Ihr CRM-System, Ihr ERP-System oder Ihr DMS (System zur digitalen Verwaltung von Dokumenten) gehören.
Wenn die passenden Schnittstellen vorhanden sind, kann ein digitaler Assistent die für den jeweiligen Vorgang benötigten Informationen einbeziehen. So stehen die Daten direkt dort zur Verfügung, wo sie im Gespräch oder für den nächsten Arbeitsschritt gebraucht werden.
Informationen aus mehreren Quellen zusammenführen
Wichtige Informationen sind in vielen Unternehmen auf verschiedene Programme verteilt. Ihr Team muss deshalb während eines Anrufs häufig zwischen mehreren Anwendungen wechseln, um alle benötigten Angaben zu finden.
Ein digitaler Assistent kann Informationen aus geeigneten Quellen in Echtzeit zusammenführen und passend zum jeweiligen Vorgang bereitstellen.
Ihr Team erhält dadurch schneller einen vollständigen Überblick und muss die benötigten Daten nicht bei jedem Anruf erneut manuell zusammensuchen.
Gesprochene Angaben als Daten weiterverwenden
Auch Informationen, die Ihr Kunde während eines Gesprächs nennt, können direkt in den weiteren Ablauf einfließen.
Nennt Ihr Kunde beispielsweise eine Kundennummer, eine Seriennummer oder einen Zählerstand, kann der digitale Assistent diese Angabe erfassen und für den nächsten Schritt bereitstellen. Die Information muss dadurch nicht erst von einem Mitarbeiter manuell übertragen werden.
Aus einer gesprochenen Angabe entsteht so eine strukturierte Information, die sich direkt für die weitere Bearbeitung nutzen lässt.
Daten automatisch abfragen
Ein digitaler Assistent kann nicht nur Angaben aufnehmen, sondern bei Bedarf auch vorhandene Informationen aus Ihren Anwendungen abrufen.
Dafür können beispielsweise eine SQL-Abfrage (gezielte Abfrage von Informationen aus einer Datenbank) oder eine REST-API (Web-Schnittstelle für den Austausch von Daten zwischen Anwendungen) genutzt werden.
Möchte ein Kunde zum Beispiel wissen, wann seine Bestellung geliefert wird, nimmt der Voicebot zunächst die benötigten Angaben auf. Anschließend kann der hinterlegte Ablauf den aktuellen Status aus dem angebundenen System abfragen und die verfügbare Information für das Gespräch bereitstellen.
Ihr Mitarbeiter muss die Bestellung dadurch nicht bei jeder Anfrage selbst suchen und den Lieferstatus manuell prüfen.
Weitere Arbeitsschritte direkt auslösen
Ein Gespräch muss nicht mit der Beantwortung einer Frage enden. Je nach Anwendungsfall kann der digitale Assistent direkt den nächsten Arbeitsschritt anstoßen.
So wird Ihre Telefonie stärker mit Ihren täglichen Abläufen verbunden. Informationen müssen nicht erneut übertragen werden, und der nächste Arbeitsschritt kann direkt aus dem Gespräch heraus beginnen.
- einen Termin eintragen
- einen Rückruf erfassen
- einen Status abfragen
- Daten für einen Vorgang aufnehmen
- Informationen an eine Anwendung übergeben
- eine Anfrage der zuständigen Person oder Abteilung zuordnen
- einen weiteren digitalen Ablauf starten
Nutzen Sie Ihre bestehende Kommunikation weiter
Eine neue KI-Funktion bedeutet nicht automatisch, dass Sie Ihre vorhandene Umgebung ersetzen müssen. Wir prüfen die Integrationsfähigkeit Ihrer Umgebung und betrachten, wie wir Ihre Swyx- oder Microsoft-Teams-Infrastruktur für den gewünschten KI-Ablauf vorbereiten können.
Dabei betrachten wir auch die technischen Verbindungen, die für den jeweiligen Ablauf benötigt werden.
- SIP (Protokoll zum Aufbau und zur Steuerung von Telefonverbindungen)
- RTP (Protokoll zur Übertragung der Sprachdaten)
- LDAP (Verfahren für den Zugriff auf ein zentrales Verzeichnis)
- APIs
- Datenbanken
- die Anwendungen, aus denen der Assistent Informationen benötigt
Ziel ist keine isolierte KI-Anwendung. Der digitale Assistent soll mit der Technik und den Abläufen zusammenspielen, die Sie bereits nutzen.
So können sich digitale Assistenten für Ihr Unternehmen auszahlen
Digitale Assistenten entlasten Ihr Team nicht nur organisatorisch, sondern können sich auch wirtschaftlich schnell bemerkbar machen. Wenn wiederkehrende Anfragen automatisiert bearbeitet werden, sinkt der manuelle Aufwand, während Ihre vorhandene Infrastruktur weiter genutzt werden kann. Die folgenden Kennzahlen zeigen, welches Potenzial in solchen Projekten steckt.
Wie können Unternehmen digitale Assistenten einsetzen?
Die Aufgaben unterscheiden sich je nach Branche. Besonders geeignet sind Situationen, in denen viele ähnliche Anfragen eingehen und ein klarer Ablauf dahintersteht.
Die folgenden Beispiele können Sie direkt über einen Testanruf ausprobieren.
Lassen Sie einen individuellen Voicebot für Ihr Unternehmen entwickeln
Nicht jeder Anwendungsfall lässt sich mit einer vorkonfigurierten Lösung abbilden.
Wenn Sie besondere Anforderungen haben, entwickeln wir auf Anfrage einen individuellen Voicebot für Ihr Unternehmen. Er wird auf Ihren konkreten Anwendungsfall abgestimmt, entsprechend trainiert und einsatzbereit bereitgestellt.
So erhalten Sie einen digitalen Assistenten, der sich an Ihrer jeweiligen Aufgabe orientiert und nicht an einem vorgegebenen Standard.
Von der Idee bis zum laufenden Betrieb
So setzen wir Ihren digitalen Assistenten um
Eine funktionierende KI-Lösung beginnt nicht mit einem Voicebot. Sie beginnt mit Ihrem tatsächlichen Arbeitsablauf. Wir betrachten deshalb zuerst, wo Sie heute Zeit verlieren und welche Aufgabe sich sinnvoll automatisieren lässt.
Wir prüfen Ihre Infrastruktur und Schnittstellen
Wir prüfen, wie sich Ihre bestehende Umgebung anbinden lässt, und bereiten Ihre Swyx- oder Microsoft-Teams-Infrastruktur auf den gewünschten KI-Ablauf vor.
Wir verbinden Sprache mit Ihren Daten
Wir binden die benötigten Datenquellen und Schnittstellen ein. Sprachbefehle oder Kundenanliegen können dadurch beispielsweise über SQL-Abfragen oder REST-APIs weiterverarbeitet werden.
Wir integrieren den Assistenten in Ihre Abläufe
Wir verbinden die benötigten Systeme so miteinander, dass Telefonie, Daten und Ihre Abläufe sinnvoll zusammenspielen.
Warum Sie bei digitalen Assistenten auf uns setzen können
Als Swyx Gold Partner und Swyx Cloud Partner kennen wir die Plattform und ihre technische Architektur im Detail. Sie profitieren damit von Erfahrung, die über einzelne Funktionen hinausgeht und auch anspruchsvollere Anforderungen an Ihre Kommunikation berücksichtigt.
- Swyx-Kompetenz aus der Praxis
Sie arbeiten mit einem Partner, der Swyx und die technischen Möglichkeiten der Plattform umfassend kennt. - Technisches Know-how über die Telefonie hinaus
Auch Themen wie SIP, RTP, LDAP und Schnittstellen gehören zu unserem technischen Verständnis. - Keine Lösung von der Stange
Ihr Unternehmen, Ihre Anforderungen und Ihr tatsächlicher Bedarf bestimmen, welche Lösung für Sie sinnvoll ist. - Technik mit Blick auf Ihr Unternehmen
Sie erhalten keine KI-Funktion nur um der Technik willen. Entscheidend ist, welchen konkreten Nutzen sie Ihnen und Ihrem Team bringt.
Was sollten Sie über digitale Assistenten wissen?
Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen, die vor dem Einsatz eines digitalen Assistenten häufig entstehen.
Finden Sie den passenden Einsatz für KI in Ihrer Kommunikation
Sie müssen nicht selbst entscheiden, welcher Voicebot oder welche technische Verbindung zu Ihrem Unternehmen passt.
Wir schauen mit Ihnen auf Ihre heutigen Anfragen, Ihre Swyx Umgebung und die Anwendungen, die Sie bereits einsetzen. Gemeinsam identifizieren wir einen Prozess, bei dem ein digitaler Assistent Ihr Team sinnvoll entlastet.
Ob Sie wiederkehrende Anrufe automatisieren, Termine organisieren oder Ihre Telefonie mit Ihren Daten verbinden möchten: Wir beginnen dort, wo für Sie ein konkreter Nutzen entsteht.
