Telefonie für mehrere Standorte mit Swyx
Mit mehreren Unternehmensstandorten wächst Ihr Unternehmen und häufig auch die Komplexität Ihrer geschäftlichen Telefonie. Unterschiedliche Telefonanlagen, getrennte Rufnummern und gewachsene Prozesse können dazu führen, dass Ihre Kommunikation mit jeder weiteren Niederlassung aufwendiger wird.
Swyx ist eine moderne Telefonanlage für Unternehmen und bringt Ihre Mitarbeitenden, Teams und Standorte in einer gemeinsamen Kommunikationsstruktur zusammen. Statt die Telefonie jeder Niederlassung getrennt zu verwalten, verbinden Sie Ihre Standorte über eine gemeinsame Swyx-Umgebung.
So schaffen Sie eine einheitliche Basis für Ihre Kommunikation und berücksichtigen gleichzeitig die unterschiedlichen Anforderungen Ihrer Niederlassungen.
Wenn weitere Standorte hinzukommen, wird Telefonie schnell komplex
Solange Sie von einem Standort aus arbeiten, bleibt Ihre Telefonie meist überschaubar. Mit jeder weiteren Niederlassung kommen neue Rufnummern, Mitarbeitende, Zuständigkeiten und Anforderungen hinzu.
Über die Jahre entstehen häufig unterschiedliche Strukturen. Vielleicht arbeitet einer Ihrer Standorte mit eigenen Rufnummern, während an einer anderen Niederlassung eine separate Telefonanlage eingesetzt wird. Auch die Verwaltung und die internen Abläufe entwickeln sich nicht immer einheitlich.
Für Sie stellt sich deshalb eine entscheidende Frage: Wie verbinden Sie Ihre Standorte, ohne dass Ihre Telefonie mit jedem Wachstumsschritt komplizierter wird?
Ihre Vorteile mit einer standortübergreifenden Telefonie
Wenn Sie Ihre Telefonie standortübergreifend organisieren, schaffen Sie eine gemeinsame Kommunikationsstruktur für alle Niederlassungen.
Sie können:
- Ihre Standorte verbinden
- Erreichbarkeit gezielt steuern
- Kapazitäten gemeinsam nutzen
- Lokale Strukturen erhalten
- Mehr Überblick gewinnen
- Wachstum einfacher integrieren
Ihre Mitarbeitenden bleiben standortübergreifend verbunden
Ihre Teams werden unabhängig von ihrem Arbeitsort Teil derselben Kommunikationsstruktur. Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Ihren Niederlassungen und schafft eine gemeinsame Grundlage für den Arbeitsalltag.
Der Standort verliert damit an Bedeutung, wenn Ihre Mitarbeitenden miteinander kommunizieren oder gemeinsam für Kunden erreichbar sein sollen.
Mehr als eine klassische Telefonanlage
Swyx unterstützt nicht nur die geschäftliche Telefonie. Als Unified-Communications-Lösung (UC-Lösung, verbindet verschiedene Kommunikationswege) bringt Swyx Telefonie und weitere Funktionen für die Zusammenarbeit zusammen.
Dazu gehören unter anderem Informationen zur Erreichbarkeit Ihrer Kolleginnen und Kollegen sowie Funktionen für die Kommunikation über Standortgrenzen hinweg.
So wird Ihre Telefonanlage zu einem festen Bestandteil der täglichen Zusammenarbeit.
Mit Swyx bringen Sie Ihre Unternehmens-Telefonie zusammen
Swyx verbindet die Telefonie Ihrer Standorte innerhalb einer gemeinsamen Struktur. Ihre Niederlassungen können organisatorisch eigenständig bleiben, während Sie Erreichbarkeit und Kommunikation unternehmensweit planen.
Dabei müssen Ihre Standorte nicht alle gleich arbeiten. Unterschiedliche Rufnummern, Teams und Zuständigkeiten bleiben erhalten, wenn sie für Ihre Organisation wichtig sind.
Sie vereinheitlichen dort, wo gemeinsame Prozesse sinnvoll sind, und berücksichtigen gleichzeitig die Besonderheiten der einzelnen Niederlassungen.
Telefonie für mehrere Standorte im Überblick
Wenn Sie mehrere Unternehmensstandorte miteinander verbinden möchten, stehen Sie häufig vor ähnlichen Herausforderungen: unterschiedliche Telefoniestrukturen, getrennte Teams und eine Erreichbarkeit, die sich nicht mehr sinnvoll an einzelnen Niederlassungen orientieren sollte.
Mit Swyx führen Sie die Kommunikation Ihrer Standorte zusammen und richten sie an Ihrer Organisationsstruktur aus. Die folgende Übersicht zeigt typische Herausforderungen und die Funktionen, mit denen Sie diese gezielt lösen.
Ihre Herausforderung | So unterstützt Sie Swyx | Ihr Vorteil |
|---|---|---|
| Unterschiedliche Telefoniestrukturen | Sie führen Ihre Standorte in einer gemeinsamen Swyx-Umgebung zusammen. | Ihre Telefonie erhält eine einheitliche Grundlage. |
| Anrufe bleiben an einem Standort | Sie steuern Rufweiterleitungen und Rufregeln nach Ihren Anforderungen. | Zuständige Teams können standortübergreifend erreichbar sein. |
| Ihre Teams arbeiten verteilt | Sie organisieren die gemeinsame Erreichbarkeit mit Gruppenrufen. | Ihre Mitarbeitenden arbeiten über Standortgrenzen hinweg zusammen. |
| Fehlender Überblick über Ansprechpartner | Sie nutzen das Präsenzmanagement. | Ihre Teams erkennen schneller, wer erreichbar ist. |
| Gemeinsame Kundenanfragen | Sie strukturieren Warteschlangen mit Swyx VisualGroups. | Mehrere Standorte können gemeinsam an der Erreichbarkeit arbeiten. |
| Neue Niederlassungen kommen hinzu | Sie erweitern Ihre bestehende Kommunikationsstruktur. | Ihre Telefonie wächst mit Ihrem Unternehmen. |
Ihre Kunden sollen den richtigen Ansprechpartner erreichen
Ihre Kunden und Geschäftspartner möchten nicht wissen, an welchem Standort der zuständige Mitarbeitende sitzt. Sie möchten den Vertrieb, den Service oder den richtigen Ansprechpartner erreichen.
Mit Swyx richten Sie Ihre Erreichbarkeit nach Teams, Fachbereichen und Zuständigkeiten aus, statt eingehende Gespräche ausschließlich an einen bestimmten Standort zu binden.
Teams über mehrere Standorte hinweg gemeinsam erreichbar machen
Ihr Serviceteam kann an verschiedenen Niederlassungen arbeiten und trotzdem gemeinsam für eine Rufnummer zuständig sein.
Mit Gruppenrufen (Anrufe für mehrere Mitarbeitende) und definierten Rufregeln steuern Sie, wie eingehende Gespräche an die zuständigen Mitarbeitenden verteilt werden. Der Standort entscheidet damit nicht allein darüber, wer einen Anruf übernehmen kann.
Verfügbare Kapazitäten dort einsetzen, wo Sie sie brauchen
Ist ein Team an einem Ihrer Standorte stark ausgelastet, können zuständige Mitarbeitende an einer anderen Niederlassung unterstützen.
So nutzen Sie vorhandene Kapazitäten unternehmensweit und verteilen eingehende Gespräche flexibler auf Ihre Teams.
Lokale Rufnummern und zentrale Prozesse miteinander verbinden
Ihre einzelnen Standorte sollen häufig weiterhin unter eigenen Rufnummern und mit bekannten Ansprechpartnern erreichbar bleiben. Gleichzeitig möchten Sie nicht mehrere voneinander getrennte Telefoniestrukturen verwalten.
Swyx verbindet diese beiden Anforderungen. Ihre Niederlassungen behalten ihre eigene Identität, während Sie übergreifende Prozesse für Ihre Telefonie festlegen.
Ihre Standorte bleiben nach außen eigenständig erreichbar
Ihre Niederlassungen können weiterhin mit eigenen Rufnummern und Ansprechpartnern auftreten.
Im Hintergrund bestimmen Sie, wie Gespräche innerhalb Ihres Unternehmens weitergeführt werden. Ihre Kunden erreichen damit den bekannten Standort, während Ihre Teams bei Bedarf über Niederlassungen hinweg zusammenarbeiten.
Anrufe gezielt weiterleiten
Nicht jeder Anruf muss dort bearbeitet werden, wo er ursprünglich eingeht.
Über Rufweiterleitungen und individuell festgelegte Rufregeln führen Sie Gespräche an zuständige Teams oder verfügbare Mitarbeitende weiter. Das gibt Ihnen mehr Flexibilität bei Abwesenheiten oder hoher Auslastung.
Kollegen direkt erreichen
Die Zusammenarbeit zwischen Ihren Standorten wird einfacher
Im Arbeitsalltag stimmen sich Ihre Mitarbeitenden regelmäßig mit Kolleginnen und Kollegen an anderen Standorten ab. Ohne einen schnellen Überblick über Ansprechpartner und Verfügbarkeiten entstehen unnötige Rückfragen und Umwege.
Die Kommunikationsfunktionen von Swyx unterstützen Ihre Teams dabei, schneller miteinander in Kontakt zu kommen.
Verfügbarkeiten auf einen Blick erkennen
Mit dem Präsenzmanagement (zeigt, wer erreichbar ist) sehen Ihre Mitarbeitenden, ob Kolleginnen und Kollegen verfügbar, beschäftigt oder nicht erreichbar sind.
Ihre Teams finden dadurch schneller den richtigen Ansprechpartner und können Gespräche gezielter weitergeben.
Mit SwyxIt! direkt vom Arbeitsplatz kommunizieren
SwyxIt! bringt Ihre geschäftliche Telefonie auf den PC oder Laptop. Ihre Mitarbeitenden telefonieren, nutzen Kontakte und greifen direkt auf wichtige Funktionen ihrer Swyx-Umgebung zu.
So bleibt die Kommunikation mit Kollegen und Teams nicht an ein festes Telefon oder einen bestimmten Standort gebunden.
Gemeinsame Warteschlangen für Ihre Teams nutzen
Mit Swyx VisualGroups (zeigt und organisiert wartende Anrufe) behalten Ihre Teams eingehende Gespräche in Warteschlangen im Blick. Mehrere Mitarbeitende können gemeinsam für deren Bearbeitung zuständig sein, auch wenn sie an unterschiedlichen Standorten arbeiten.
Ihre Standorte können sich gegenseitig unterstützen
Bei hoher Auslastung eines Teams können zuständige Mitarbeitende an anderen Niederlassungen eingehende Gespräche übernehmen. Dadurch verteilen Sie die Verantwortung breiter innerhalb Ihres Unternehmens und reduzieren die Abhängigkeit von einzelnen Standorten.
Kundenanfragen standortübergreifend bearbeiten
Mit mehreren Standorten verteilen Sie Fachwissen und personelle Kapazitäten auf Ihr gesamtes Unternehmen. Diese Stärke können Sie auch für die Bearbeitung eingehender Kundenanfragen nutzen.
Statt Gespräche ausschließlich lokal zu bearbeiten, beziehen Sie zuständige Teams über mehrere Niederlassungen hinweg in Ihre Erreichbarkeit ein.
Weniger getrennte Strukturen, mehr Überblick
Mit jedem weiteren Standort steigt auch der Aufwand für die Verwaltung Ihrer Telefonie. Unterschiedliche Systeme, Ansprechpartner und Prozesse machen es schwieriger, den Überblick zu behalten.
Eine gemeinsame Swyx-Umgebung schafft die Grundlage für einheitliche Standards und eine übersichtliche Organisation.
Ihre Telefonie zentraler verwalten
Statt mehrere voneinander unabhängige Telefoniesysteme separat zu betreuen, organisieren Sie Ihre Standorte innerhalb einer gemeinsamen Umgebung.
Das vereinfacht administrative Abläufe und erleichtert es Ihnen, unternehmensweite Standards umzusetzen.
Die Anforderungen Ihrer Standorte berücksichtigen
Eine zentrale Organisation bedeutet nicht, dass jede Ihrer Niederlassungen gleich arbeiten muss.
Unterschiedliche Teams, Rufnummern und Zuständigkeiten lassen sich weiterhin berücksichtigen. So verbinden Sie gemeinsame Prozesse mit den individuellen Anforderungen Ihrer einzelnen Standorte.
Wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst Ihre Telefonie mit
Wenn Sie einen neuen Standort eröffnen, weitere Teams aufnehmen oder Ihr Unternehmen erweitern, muss auch Ihre Kommunikation Schritt halten.
Ihre Telefonie sollte deshalb nicht nur zu Ihrer heutigen Struktur passen, sondern sich auch an zukünftige Veränderungen anpassen lassen.
Neue Niederlassungen in Ihre bestehende Struktur aufnehmen
Kommt ein weiterer Standort hinzu, muss daraus nicht automatisch eine neue Kommunikationsinsel entstehen.
Sie erweitern Ihre bestehende Swyx-Umgebung und binden neue Mitarbeitende und Niederlassungen in Ihre Kommunikation ein.
Veränderungen flexibel begleiten
Sie eröffnen neue Standorte, führen Niederlassungen zusammen oder organisieren Teams neu.
Ihre Kommunikationsstruktur lässt sich an diese Veränderungen anpassen und unterstützt Sie dabei, Ihre Telefonie langfristig weiterzuentwickeln.
Ihre standortübergreifende Telefonie mit der TEAM-IT Group umsetzen
Die TEAM-IT Group verbindet ihre Spezialisierung auf Swyx mit der Technologie und dem Lösungsportfolio von Enreach. Für Sie bedeutet das: Wir betrachten Ihre standortübergreifende Kommunikation nicht isoliert, sondern planen sie passend zu Ihrer bestehenden IT- und Unternehmensstruktur.
Ihre Rufnummern, vorhandenen Systeme, Standorte und organisatorischen Anforderungen bilden dabei die Grundlage für die weitere Konzeption (Planung).
Ihre Anforderungen stehen am Anfang
Jeder Ihrer Standorte bringt eigene Voraussetzungen mit. Bestehende Telefoniesysteme, Rufnummernstrukturen, Teams und Zuständigkeiten beeinflussen, wie Ihre zukünftige Kommunikationsstruktur aussehen sollte.
Wir analysieren Ihre Ausgangssituation und entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine passende Swyx-Umgebung.
Planung, Betrieb und Betreuung aus einer Hand
Von der Konzeption über die Implementierung (Einrichtung und Einführung) bis zur laufenden Betreuung begleiten wir Sie bei Ihrer Swyx-Umgebung.
Hosting, Administration, Betrieb und regelmäßige Updates lassen sich in die Betreuung integrieren. Das reduziert Ihren internen Aufwand und gibt Ihnen einen spezialisierten Ansprechpartner für Ihre Swyx-Umgebung.
Fragen zur Telefonie für mehrere Standorte
Hier finden Sie Antworten auf wichtige Punkte rund um Betriebsmodell, vorhandene Endgeräte und die gemeinsame Swyx-Umgebung.
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